Buchhaltungsgemaeße Erfassung und Abwicklung bei Kauf eines Autos

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Kauf eines Autos: die buchhaltungsgemäße Abwicklung ist wichtig

Für Freiberufler oder Selbstständige ist es oft bedeutsam, ein gewerbliches genutztes Fahrzeug im Unternehmen zu haben. Die steuerrechtlichen Regelungen erfordern es in diesem Zusammenhang, dass der Autokauf auch korrekt verbucht und gegebenenfalls bilanziert wird. Hier wird im kompakten Überblick geschildert, wie dies rechtssicher erfolgt und welche wertvolle Unterstützungsmöglichkeit es dabei gibt.

Autokauf: relevant für die linke Bilanzseite

Bilanz kommt von bilancia, die Waage. Es gibt also zwei Bilanzseiten, auf denen die Positionen eingetragen werden, die für ein Unternehmen relevant sind. Die linke Bilanzseite ist für das Vermögen reserviert. Hier werden das Anlage- und das Umlaufvermögen verbucht. Auf der rechten Bilanzseite sind das Fremd- und das Eigenkapital einzutragen. Die ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet, dass zum jedem Bilanzstichpunkt beide Bilanzseiten ausgeglichen sind.

Der Autokauf ist für die linke Bilanzseite relevant. Fahrzeuge gehören in diesem Zusammenhang zu den beweglichen Anlagegütern (im Gegensatz zu den unbeweglichen Anlagegütern, vor allem Immobilien). Damit die Waage der Bilanz ausgeglichen ist, darf nicht nur die linke Bilanzseite durch den Wert des Fahrzeugs verändert werden. Auch auf der rechten Bilanzseite ist die entsprechende Änderung wichtig, zum Beispiel durch die Aufnahme von Verbindlichkeiten für den Autokauf.

Der richtige Wertansatz ist wichtig

Damit ein Auto in das Betriebsvermögen richtig verbucht wird, ist die korrekte Werteermittlung bedeutsam. Dazu gehört, dass die Umsatzsteuer nicht hinzugerechnet werden darf. Wer ein Anlagevermögen als Bilanzposition verbucht, darf nur die Anschaffungs- und Herstellungskosten dafür ansetzen. Das ist nicht immer nur der reine Fahrzeugpreis. Auch Sonderausstattungen, etwa die Anhängerkupplung, die für das Unternehmen essentiell ist, zählen zu den AHK.

Die korrekte Verbuchung der AHK ist aus mehreren Gründen wichtig:

- Ausgeglichenheit der Bilanzseiten
- Grundlage für die Afa (Abschreibung für Abnutzung)
- Ermittlung des korrekten Betriebsvermögens
- Vermeidung rechtlicher Konsequenzen


Wichtig ist für die korrekte Verbuchung zudem nicht nur der richtige Preis. Auch das jahr der Anschaffung ist korrekt zu wählen, zu verbuchen und somit auch zu bilanzieren.


Die Abschreibungen optimal für das eigene Unternehmen nutzen

Abschreibungen, auch von betrieblich genutzten Fahrzeugen, stellen betrieblichen Aufwand dar. Er ist korrekt zu verbuchen, da er die Gewinn- und Verlustrechnung beeinflusst, indem er den Gewinn und damit auch die Steuerlast für das Unternehmen reduziert. Für Freiberufler und Selbstständige, insbesondere in der Phase der Existenzgründung, ist dies ein wichtiger Vorteil, den es clever auszunutzen gilt.

Die Abschreibungen von Fahrzeugen ist im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Selbstständige und Freiberufler haben wie alle anderen Unternehmen auch das Recht ein Fahrzeug über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von sechs Jahren abzuschreiben.

Beispiel:

Ein Fahrzeug wurde von einem Freiberufler für netto 24000 Euro angeschafft. Im Rahmen der linearen Abschreibung (sie ist durch gleichbleibende Beträge bei den Abschreibungen gekennzeichnet) können jedes Jahr also 4000 Euro abgesetzt werden. Ein Erinnerungswert von 1 Euro bleibt danach in der Bilanz, falls diese für den Unternehmer verpflichtend sein sollte. Er weist darauf hin, dass das Fahrzeug als Anlagegut weiterhin noch im Unternehmen eingesetzt ist.

Fahrtenbuch manchmal obligatorisch

Nicht immer wird ein Fahrzeug durch einen Freiberufler oder anderen Selbstständigen auch tatsächlich nur gewerblich genutzt. Es ist aber steuerrechtlich relevant, dass mindestens 90 Prozent auch wirklich für das Unternehmen reserviert sind. Ist das der Fall, kann im Jahr der Anschaffung auch eine Sonderabschreibung in Höhe von 20 Prozent des Kaufpreises (netto) genutzt werden. Sie ist optimal für die Reduzierung der Steuerhöhe und kann insbesondere Existenzgründer dabei unterstützen, die Anschaffungskosten für die wichtige Investition zumindest teilweise zu amortisieren.

Damit die gewerbliche Nutzung nachgewiesen werden kann, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen. Manchmal wird dies auch angeordnet. Steuerbehörden ordnen dies insbesondere oft an, wenn Zweifel an der korrekten Nutzung bestehen. Doch auch die freiwillige Führung des Fahrtenbuchs ist möglich und kann unter Umständen steuerlich lohnenswert sein. Im Internet gibt es zahlreiche Beispiele, die als Muster genutzt werden können und von den Behörden auch anerkannt werden.


Buchführung durch Buchhaltungssoftware erledigen

Freiberufler und Selbstständige, insbesondere auch Existenzgründer, scheuen den personellen und zeitlichen Aufwand für die Buchhaltung nicht selten und schätzen es, wenn sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Auch das Know-how, das für die korrekte Verbuchung eines Fahrzeugkaufs und der Abschreibungen für die Abnutzung wichtig ist, ist oft nicht vorhanden.

Mit einem Online-Buchungsprogramm können diese Tätigkeiten komfortabel und rechtssicher erledigt werden. Die Anlagenbuchhaltung kann durch das Programm auch für den Laien zu einer unkomplizierten Aufgabe werden. Dabei wird keine Software auf den Rechner heruntergeladen, sondern alles online erledigt. Räumlich und zeitlich flexibel kann die Buchhaltung überall durchgeführt werden, wenn ein gesicherter Internetzugang vorhanden ist.

Die relevanten Daten werden einfach in die Maske eingegeben und vom Programm somit effektiv abgefragt. Fehlerquellen, die insbesondere für den Laien vorhanden sind, werden nachhaltig minimiert. Wer Anlagegut (in diesem Fall Betriebsfahrzeug), Anschaffungsdatum und Anschaffungspreis eingibt, kann darauf vertrauen, dass das Anlagegut richtig verbucht und auch die Abschreibungen korrekt verwaltet werden.